Adatkezelési tájékoztató - Beszállítók

A Kifli.hu Shop Kft. (székhely: 1106 Budapest, Jászberényi út 45.; cégjegyzékszám: 01-09-339560; a továbbiakban: „Társaság”, „mi” vagy „Adatkezelő”) mint adatkezelő ezúton tájékoztatja szerződéses partnereit és lehetséges szerződéses partnereit, valamint az ezek képviseletében vagy érdekében eljáró természetes személyeket (a továbbiakban együtt: „Ön” vagy „Érintett”) a személyes adatok kezeléséről és védelméről.

Jelen tájékoztatóból megtudhatja:

·       milyen személyes adatokat kezelünk, milyen célból és milyen jogalapon;

·       kik férhetnek hozzá a személyes adatokhoz, illetve kik részére továbbíthatjuk azokat;

·       meddig kezeljük és őrizzük meg a személyes adatokat;

·       hogyan kezeljük harmadik személyek személyes adatait;

·       milyen szabályokat alkalmazunk online szolgáltatásaink és a sütik használata során; valamint

·       milyen jogok illetik meg Önt a személyes adatok kezelésével kapcsolatban.

Kapcsolat: A tájékoztatóval vagy személyes adatainak kezelésével kapcsolatos kérdéseivel az info@kifli.hu címen, illetve az adatvédelmi tisztviselő jelen tájékoztató 6.1 pontjában megadott elérhetőségein fordulhat hozzánk.

1.            A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉNEK TERJEDELME, CÉLJA ÉS JOGALAPJA

1.1         Természetes személy üzleti partnerek

Amennyiben Ön természetes személyként üzleti partnerünk, azokat a személyes adatait kezeljük, amelyek a szerződés megkötéséhez és teljesítéséhez, a szerződéses kapcsolattartáshoz, valamint az Adatkezelőt terhelő jogi kötelezettségek teljesítéséhez szükségesek. A kezelt adatok különösen:

·       név és vezetéknév;

·       kapcsolattartási cím;

·       üzleti név vagy egyéni vállalkozói név;

·       székhely vagy telephely címe;

·       nyilvántartási szám, adóazonosító jel vagy adószám;

·       telefonszám;

·       e-mail-cím;

·       a szerződés teljesítéséhez szükséges egyéb azonosító, kapcsolattartási vagy számlázási adat.

Az adatkezelés célja: a szerződés megkötése és teljesítése, a felek közötti kapcsolattartás, a teljesítés igazolása, számlázás, könyvelés, adózási és egyéb jogi kötelezettségek teljesítése, valamint szükség esetén jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme.

Az adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja (szerződés teljesítése), továbbá a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (jogi kötelezettség teljesítése), különösen az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény és a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény vonatkozó rendelkezései alapján. Jogi igények kezelése esetén az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek is lehet.

A szerződés megkötéséhez vagy teljesítéséhez szükséges adatok megadása nélkül a szerződés megkötése vagy teljesítése részben vagy egészben ellehetetlenülhet.

1.2         Jogi személy üzleti partnerek kapcsolattartói és képviselői

Amennyiben üzleti partnerünk jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, kezeljük az Ön által rendelkezésünkre bocsátott kapcsolattartók, képviselők és a szerződés teljesítésében közreműködő személyek azon adatait, amelyek a szerződéses együttműködéshez szükségesek. Ezek különösen:

·       név és vezetéknév;

·       munkakör, beosztás vagy képviseleti minőség;

·       telefonszám;

·       e-mail-cím;

·       a kapcsolattartáshoz vagy a képviseleti jogosultság igazolásához szükséges egyéb adat.

Az adatkezelés célja: a szerződés előkészítése és teljesítése, az üzleti kommunikáció, a felek jogainak és kötelezettségeinek gyakorlása, valamint a teljesítés dokumentálása.

Az adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek. Jogos érdekünk és szerződéses partnerünk jogos érdeke, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges, hatékony kapcsolattartás biztosított legyen. A vonatkozó érdekmérlegelési tesztet elkészítettük.

1.3         Leendő üzleti partnerek és szerződéskötést megelőző kapcsolatfelvétel

Ha Ön üzleti partnerünkké kíván válni, és ebből a célból – például elektronikus űrlapon, e-mailben, telefonon vagy más módon – adatokat ad meg, azokat az Ön kérésére a jövőbeni szerződés előkészítése és megkötése céljából kezeljük. A kezelt adatok jellemzően:

·       a kapcsolattartó neve és vezetékneve;

·       cím;

·       cégnév;

·       székhely;

·       cégjegyzékszám, nyilvántartási szám és adószám;

·       weboldal;

·       telefonszám;

·       e-mail-cím;

·       az Ön által megadott megjegyzések, üzenetek és egyéb információk.

Az adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, vagyis az érintett kérésére a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele. Ha a kapcsolatfelvétel jogi személy nevében történik, a kapcsolattartói adatok kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdeken is alapulhat.

1.4         Kommunikáció és megkeresések kezelése

Amennyiben Ön kérdéssel, kéréssel, panasszal vagy egyéb megkereséssel fordul hozzánk, kezeljük a megkeresésben megadott személyes adatokat, a kommunikáció tartalmát, valamint a megkeresés megválaszolásához szükséges kapcsolódó adatokat.

Az adatkezelés célja: a megkeresés fogadása, kivizsgálása, megválaszolása és dokumentálása.

Az adatkezelés jogalapja: a megkeresés tárgyától függően a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), c) vagy f) pontja. Jogos érdekünk, hogy üzleti kommunikációnkat és az érintetti kérelmek kezelését dokumentáltan és ellenőrizhetően végezzük.

2.            KI FÉRHET HOZZÁ AZ ÖN SZEMÉLYES ADATAIHOZ

Az Ön személyes adatait elsődlegesen a Kifli.hu Shop Kft. mint adatkezelő kezeli. A személyes adatokhoz kizárólag azok a munkavállalóink, vezető tisztségviselőink, megbízottaink és együttműködő személyeink férhetnek hozzá, akiknek ez feladataik ellátásához szükséges, és akik megfelelő titoktartási, adatbiztonsági és jogosultságkezelési kötelezettségek alatt állnak.

A személyes adatokat a szükséges mértékben, megfelelő jogalap fennállása esetén adatfeldolgozók vagy más adatkezelők részére is továbbíthatjuk. Ilyen címzettek lehetnek különösen:

·       könyvelési, számviteli, adózási és könyvvizsgálati szolgáltatók;

·       jogi tanácsadók, ügyvédi irodák, követeléskezelők és biztosítók;

·       informatikai, rendszerüzemeltetési, fejlesztési, tárhely-, szerver-, web- és felhőszolgáltatók;

·       kommunikációs, elektronikus levelezési, ügyfélkapcsolati és dokumentumkezelési szolgáltatók;

·       marketing- és webanalitikai szolgáltatók, amennyiben az adott adatkezeléshez megfelelő jogalap áll fenn;

·       hatóságok, bíróságok vagy más közhatalmi szervek, amennyiben az adattovábbítást jogszabály írja elő vagy az jogi igény érvényesítéséhez szükséges;

·       a Rohlik Csoporthoz tartozó társaságok, kizárólag olyan mértékben, amennyiben az a szerződés előkészítéséhez vagy teljesítéséhez, csoportszintű vagy központi adminisztratív feladatok ellátásához, informatikai támogatás biztosításához, jogi vagy megfelelőségi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges. A csoporton belüli adattovábbítás minden esetben megfelelő jogalapon, a célhoz szükséges mértékben és az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályoknak megfelelő garanciák mellett történik.

Adatfeldolgozóink kizárólag dokumentált utasításaink alapján és az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak megfelelően járhatnak el. Amennyiben valamely címzett önálló adatkezelőként jár el, saját adatkezelési tevékenységéért önállóan felel.

Ha személyes adatot az Európai Gazdasági Térségen kívüli országba vagy nemzetközi szervezet részére továbbítunk, gondoskodunk a GDPR V. fejezetében előírt megfelelő garanciákról, így különösen megfelelőségi határozatra, általános adatvédelmi kikötésekre vagy más jogszerű adattovábbítási mechanizmusra támaszkodunk. Az alkalmazott garanciákról kérésére további tájékoztatást adunk.

3.            A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉNEK IDŐTARTAMA

Személyes adatait kizárólag addig kezeljük, ameddig az adatkezelés céljának megvalósításához szükséges, illetve ameddig azt jogszabály előírja vagy jogos érdekünk indokolja. Az egyes iratok vagy adatkategóriák eltérő megőrzési idő alá eshetnek; ilyen esetben a hosszabb, jogszerűen alkalmazandó megőrzési idő irányadó.

3.1         Természetes személlyel kötött szerződés

A személyes adatokat a szerződés fennállása alatt kezeljük. A szerződés megszűnése után az adatokat kizárólag addig őrizzük meg, ameddig jogi kötelezettségeink teljesítése, ellenőrizhetőség, illetve jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme ezt indokolja.

·       adójogi kötelezettségekhez kapcsolódó adatok: főszabály szerint az adójogi elévülési idő, jellemzően 5 év;

·       számviteli bizonylatok és az azok alapjául szolgáló adatok: a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján 8 év;

·       polgári jogi igényekkel összefüggő adatok: főszabály szerint az általános, 5 éves elévülési idő;

·       folyamatban lévő jogvita, hatósági vagy bírósági eljárás esetén: az eljárás jogerős vagy végleges lezárásáig, illetve az igényérvényesítéshez szükséges ideig.

3.2         Jogi személy szerződéses partner kapcsolattartói

A kapcsolattartók adatait a szerződés megszűnését követő 12 hónapig, illetve a kapcsolattartó személyének megváltozását vagy kapcsolattartói minőségének megszűnését követő 12 hónapig kezeljük. Ha az adat az adott szerződéshez kapcsolódó számviteli, adózási, bizonyítási vagy jogi dokumentáció részét képezi, a vonatkozó hosszabb megőrzési idő alkalmazandó. Jogvita esetén az adatkezelés az ügy végleges lezárásáig tarthat.

3.3         Szerződéskötési tárgyalások

Ha a tárgyalások eredményeként szerződés jön létre, az adatokat az adott szerződésre irányadó megőrzési szabályok szerint kezeljük. Ha nem jön létre szerződés, a tárgyalások során kezelt adatokat a tárgyalások lezárásától számított 6 hónapig őrizzük meg. Amennyiben jogvita vagy hatósági eljárás indul, a megőrzési idő az ügy végleges lezárásáig meghosszabbodhat.

3.4         Megkeresések és érintetti kérelmek

A megkeresésekkel és érintetti kérelmekkel kapcsolatos adatokat a megkeresés lezárását követően főszabály szerint 5 évig őrizzük meg, ha ez a válaszadás, az elszámoltathatóság, jogi kötelezettség teljesítése vagy jogi igények kezelése érdekében szükséges. Ha a kérelem más adatkezelési célhoz kapcsolódik, az arra vonatkozó hosszabb megőrzési idő alkalmazandó.

4.            HARMADIK SZEMÉLYEK SZEMÉLYES ADATAINAK KEZELÉSE

A szerződés előkészítése vagy teljesítése során előfordulhat, hogy szerződéses partnereink munkavállalói, kapcsolattartói, alvállalkozói, ügyfelei vagy más közreműködő személyek személyes adatai jutnak tudomásunkra. Ilyen adatok lehetnek különösen a név, e-mail-cím, telefonszám, munkakör, beosztás, képviseleti minőség, valamint a szerződés teljesítéséhez szükséges egyéb információk.

Ezeket az adatokat a szerződés előkészítése és teljesítése, az együttműködés koordinálása, a kapcsolattartás, a teljesítés igazolása, valamint szükség esetén jogi igények kezelése céljából használjuk fel.

Az adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek. Jogos érdekünk és szerződéses partnerünk jogos érdeke, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges személyekkel kapcsolatot tarthassunk, és kizárólag a teljesítéshez szükséges adatokat kezeljük. A vonatkozó érdekmérlegelési tesztet elkészítettük.

Az adatok forrása jellemzően az érintett, az érintett munkáltatója vagy megbízója, illetve az adott szerződéses partnerünk. A harmadik személyek adatait a szerződéses kapcsolat fennállása alatt, majd a vonatkozó jogszabályi és igényérvényesítési időtartamig kezeljük. Jogvita vagy hatósági eljárás esetén az adatkezelés az ügy végleges lezárásáig folytatódhat.

A harmadik személyek személyes adataihoz a jelen tájékoztató 2. pontjában meghatározott címzetti kör férhet hozzá, kizárólag a szükséges és jogszerű mértékben.

5.            WEBOLDALHASZNÁLAT ÉS SÜTIK (COOKIE-K)

Amennyiben a beszállítói kapcsolat során a Társaság weboldalát, beszállítói portálját vagy más elektronikus felületét használja, az adott felületen alkalmazott sütikre (cookie-kra) és hasonló technológiákra vonatkozó részletes információkat az adott weboldalon vagy elektronikus felületen elérhető weboldali adatkezelési, illetve cookie-tájékoztató tartalmazza.

A nem feltétlenül szükséges sütiket kizárólag az alkalmazandó jogszabályok szerinti megfelelő jogalap, különösen az Ön előzetes hozzájárulása alapján alkalmazzuk. A sütibeállítások az adott felületen megjelenő cookie bannerben kezelhetők, és a hozzájárulás bármikor módosítható vagy visszavonható.

6.            AZ ÖN JOGAI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

6.1         Az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei

A személyes adatok kezelésével kapcsolatos kérdéseivel, észrevételeivel, valamint érintetti jogainak gyakorlásával kapcsolatban adatvédelmi tisztviselőnkhöz fordulhat:

Adatvédelmi tisztviselő

ASC Vezetői és Informatikai Tanácsadó Kft.

Kapcsolattartó

Lengré Tamás

E-mail

dpo@kifli.hu

Telefon

+36 30 303 6764

6.2         Az érintetti jogok

A személyes adatok kezelésével kapcsolatban – az adott adatkezelés körülményeitől és jogalapjától függően – az alábbi jogok illethetik meg:

·       a személyes adatokhoz való hozzáférés joga;

·       a pontatlan adatok helyesbítéséhez és a hiányos adatok kiegészítéséhez való jog;

·       a személyes adatok törléséhez való jog („elfeledtetéshez való jog”);

·       az adatkezelés korlátozásához való jog;

·       az adathordozhatósághoz való jog;

·       a jogos érdeken vagy közérdekű feladat teljesítésén alapuló adatkezelés elleni tiltakozás joga;

·       a közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés elleni tiltakozás joga;

·       hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármikori visszavonásának joga;

·       a felügyeleti hatósághoz fordulás és bírósági jogorvoslat joga.

6.3         Hozzáférési jog

Ön jogosult visszajelzést kapni arról, hogy kezeljük-e személyes adatait. Ha adatkezelés történik, jogosult hozzáférést kapni a személyes adatokhoz és az adatkezelés lényeges körülményeihez, így különösen az adatkezelés céljaihoz, az érintett adatkategóriákhoz, a címzettekhez vagy címzetti kategóriákhoz, a tervezett megőrzési időhöz, jogaihoz, az adatok forrásához, valamint – ha alkalmazandó – az automatizált döntéshozatalra és profilalkotásra vonatkozó információkhoz. Jogosult a kezelt személyes adatok másolatára is. Az első másolat díjmentes; további másolatokért a tényleges adminisztratív költségeken alapuló észszerű díjat számíthatunk fel.

6.4         Helyesbítéshez való jog

Ön jogosult kérni pontatlan személyes adatainak indokolatlan késedelem nélküli helyesbítését, illetve – az adatkezelés célját figyelembe véve – hiányos személyes adatainak kiegészítését.

6.5         Törléshez való jog

Ön kérheti személyes adatainak törlését, ha különösen:

·       az adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtöttük vagy más módon kezeltük;

·       Ön visszavonja hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;

·       Ön tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok a további adatkezelésre;

·       a személyes adatokat jogellenesen kezeltük; vagy

·       a törlést uniós vagy magyar jogi kötelezettség írja elő.

A törlési jog nem korlátlan. Nem töröljük az adatokat, ha azok kezelése többek között jogi kötelezettség teljesítéséhez, közérdekből történő archiváláshoz vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges.

6.6         Az adatkezelés korlátozásához való jog

Ön kérheti az adatkezelés korlátozását, ha például vitatja a személyes adatok pontosságát; az adatkezelés jogellenes, de ellenzi az adatok törlését; az adatokra már nincs szükségünk, de Ön jogi igényekhez igényli azokat; vagy Ön tiltakozott az adatkezelés ellen, és még nem állapítottuk meg, hogy jogos indokaink elsőbbséget élveznek-e. A korlátozás ideje alatt a személyes adatokat – a tárolás kivételével – főszabály szerint csak az Ön hozzájárulásával vagy jogi igények kezelése, más személy jogainak védelme, illetve fontos közérdek miatt kezelhetjük.

6.7         Adathordozhatósághoz való jog

Ha az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul és automatizált módon történik, Ön jogosult az Önre vonatkozó, Ön által rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapni, illetve kérheti azok másik adatkezelő részére történő közvetlen továbbítását, ha ez technikailag megvalósítható. E jog gyakorlása nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.

6.8         Tiltakozáshoz való jog

Ön saját helyzetével kapcsolatos okból bármikor tiltakozhat a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) vagy f) pontján alapuló adatkezelés ellen, ideértve az ilyen rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Tiltakozás esetén a személyes adatokat nem kezeljük tovább, kivéve, ha bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy az adatkezelés jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges. Közvetlen üzletszerzés esetén a tiltakozás után az adatokat e célból nem kezeljük tovább.

6.9         A jogok gyakorlásának módja és határideje

Jogait az info@kifli.hu vagy a dpo@kifli.hu e-mail-címen, illetve az adatvédelmi tisztviselő 6.1. pontban megadott elérhetőségein gyakorolhatja. Kérelmét indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a beérkezéstől számított egy hónapon belül megválaszoljuk. Szükség esetén – a kérelem összetettségére és a kérelmek számára tekintettel – ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható; erről és a késedelem okairól egy hónapon belül tájékoztatjuk.

A kérelem teljesítése főszabály szerint díjmentes. Ha a kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az adminisztratív költségek figyelembevételével észszerű díjat számíthatunk fel, vagy megtagadhatjuk a kérelem teljesítését. A kérelmező személyazonosságának megerősítéséhez szükséges további információkat kérhetünk.

6.10      Panasz és jogorvoslat

Ha úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése sérti az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályokat, panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH):

Hatóság

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Honlap

https://naih.hu/

Postacím

1363 Budapest, Pf. 9.

Telefon

+36 1 391 1400

E-mail

ugyfelszolgalat@naih.hu

Ön jogosult bírósági jogorvoslatot is igénybe venni, különösen, ha megítélése szerint az adatkezelés következtében megsértették a GDPR szerinti jogait.

6.11      Automatizált döntéshozatal

A jelen tájékoztató hatálya alá tartozó adatkezelések során főszabály szerint nem alkalmazunk kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló olyan döntéshozatalt, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. Ha ilyen adatkezelést a jövőben bevezetünk, arról előzetesen külön tájékoztatást adunk, és biztosítjuk a vonatkozó érintetti jogokat.

6.12      Adatbiztonság

A személyes adatok védelme érdekében a kockázatokkal arányos technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk. Ezek célja különösen a személyes adatok bizalmasságának, sértetlenségének és rendelkezésre állásának biztosítása, a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozatal, törlés, elvesztés vagy megsemmisülés megelőzése, valamint az esetleges adatvédelmi incidensek megfelelő kezelése.

6.13      A tájékoztató módosítása

Fenntartjuk a jogot, hogy jelen tájékoztatót az alkalmazandó jogszabályok, hatósági gyakorlat, szolgáltatásaink vagy adatkezelési tevékenységeink változására tekintettel módosítsuk. A mindenkor hatályos változatot a megfelelő felületen tesszük közzé. Ha a módosítás az érintettek jogait vagy az adatkezelés lényeges körülményeit jelentősen érinti, a változásról megfelelő módon külön is tájékoztatást adunk.

Ez az adatkezelési tájékoztató 2018. május 25-én lépett hatályba. Utolsó frissítés: 2026. augusztus.